Amélioration des processus opérationnels internes grâce à l’outil de planification basé sur le web
Client
AmistaLocalisation
Antwerp, BelgiumTechnologie utilisée
SAP Business Technology Platform, SAP CAP, SAP Fiori, SAPUI5A propos de notre client
As a challenger in the Belgian market, our purpose is to help companies innovate and grow by using SAP technology. We strive to stay a frontrunner when it comes to implementing cutting-edge technology. This is not a customer case but an internal project based on SAP technology that Amista uses in their day-to-day business.
Résumé de la solution
Amista, fondée en 2014 en tant que start-up avec quelques employés, a commencé à croître de manière significative au cours des dernières années. En tant que petite entreprise, avec seulement quelques consultants au début, il était très facile de suivre les feuilles de temps des consultants dans Excel. Rapidement, ce processus manuel est devenu trop long pour être efficace et précis. L’enregistrement ponctuel des feuilles de temps est crucial pour une facturation et des prévisions financières correctes et opportunes. Avant le développement de l’outil de planification, l’enregistrement des feuilles de temps relevait de la responsabilité d’une seule personne. Une solution était nécessaire pour que la responsabilité/le travail soit partagé par chaque employé.
Défis et portée
- Créer une plateforme centralisée qui fonctionne comme une « source unique de vérité ».
- Remplacer l’utilisation de feuilles Excel : simplifier le processus actuel
- Différents rôles d’autorisation (consultants, administrateurs, gestionnaires,…) ont dû être fournis pour gérer la visibilité des utilisateurs autorisés et les actions par rôle.
- Conception conviviale et look & feel moderne
- Entièrement réactif sur ordinateur, mobile et tablette
- Intégration d’options de filtrage
- Prise en charge de la création de rapports et d’exportations
Creation of an online tool to:
- centralize timesheets and planning of consultants
- enable forecasting of resources
- create a database of customer and non-customer related projects
- enable financial forecasting
- serve as a reliable database for invoicing customers
- serve as a reliable database for financial analysis and reporting
Solution
Nous avons choisi de créer un outil de planification qui soit à la fois utilisé et accessible par les consultants, les sous-traitants, les chefs d’équipe, les administrateurs, les responsables des ressources humaines et les responsables financiers. Les consultants ont une vue limitée sur leur propre calendrier/feuille de temps, de sorte que les autres données financières sensibles sont protégées. Les consultants peuvent saisir leurs feuilles de temps en choisissant dans une liste de projets personnalisée, ce qui rend le processus simple et direct. Ces feuilles de temps constituent une base fiable pour les rapports mensuels de facturation. Ces rapports/données peuvent être utilisés pour facturer les clients en temps voulu et de manière correcte. Ils donnent également une estimation des revenus futurs générés par les projets des clients.
L’outil de planification se compose de plusieurs applications qui ont été développées avec SAPUI5 et conformément aux directives de conception de Fiori. Ces directives définissent la norme, garantissent une expérience utilisateur cohérente et éliminent toute complexité inutile. Une rampe de lancement Fiori, à laquelle les applications ont été ajoutées, a été créée pour fournir un point d’entrée centralisé aux utilisateurs finaux. Les données utilisées dans l’outil de planification sont stockées dans une base de données SAP HANA Cloud. La communication entre l’interface utilisateur et la base de données est gérée par une application SAP CAP (Node.js). Cette application authentifie également les utilisateurs et les autorise à accéder aux ressources en fonction de leur rôle.
Initialement, nous avions construit l’outil dans l’environnement SAP Business Technology Platform Neo. Cela a été fait avec SAPUI5 comme front-end et Hibernate (Java) comme back-end. SAP ayant de plus en plus recours à Cloud Foundry, Amista a estimé qu’il était temps d’aller de l’avant et de migrer l’outil de planification vers le nouvel environnement.
Services Cloud Foundry utilisés :
- SAP HANA Cloud
- Schémas SAP HANA et conteneurs HDI
- Service d’autorisation et de gestion de la confiance
- Service de destination
- Job Scheduling Service
- Service de dépôt d’applications HTML5
- SAP Build Work Zone
- Service de gestion des documents
- Services d’identité dans le nuage
Avantages
- Combinaison de l’enregistrement des données, de l’analyse et des rapports en un seul outil
- L’enregistrement des feuilles de temps est une responsabilité partagée, chaque employé peut y contribuer.
- Rapports clairs et prévisions financières : ils donnent un aperçu des revenus actuels et futurs.
- Les lacunes ou les irrégularités sont détectées beaucoup plus rapidement.
- Aperçu des feuilles de temps par mois/par projet/par consultant/par client
- Génération de factures par mois/par projet/par consultant/par client
Grâce à l’outil de planification, nous pouvons travailler de manière proactive et planifier les membres de l’équipe plusieurs mois à l’avance. Cela nous aide à planifier nos ressources de la manière la plus optimale possible entre les différents projets des clients. Après la planification, les prestations doivent également être confirmées, afin que nous puissions voir si notre planification correspond en interne (par exemple, l’enregistrement des jours de maladie/vacances) mais aussi en externe avec le client (en vérifiant les feuilles de temps fournies avec notre outil de planification interne), un dépassement dans un projet à prix fixe est donc pris en charge à temps.
Après la confirmation d’une prestation, un contrôle supplémentaire peut être effectué lors de la création de la facture. Le bon de commande original sera comparé aux performances mentionnées dans l’outil de planification, tant au niveau de la ressource que du taux, du numéro de commande, … Sur la base du module de prévision, le budget pour les coûts directs et les coûts indirects peut être géré.
L’outil de planification nous donne une vue actuelle des revenus ainsi que des revenus à venir, ce qui nous aide à définir l’orientation de l’entreprise à court et à long terme. Il nous permet également de savoir si nous avons besoin de ressources supplémentaires à un moment précis et dans quelles conditions salariales, afin que les projets restent rentables.
Résultat
- Le processus des opérations internes s’est considérablement amélioré : approbations plus rapides, vérifications plus rapides des factures,…
- Augmentation de la rapidité et de l’efficacité de l’enregistrement des feuilles de temps et des vérifications par les chefs d’équipe
- Adoption massive de l’outil par tous les employés
- Communication plus transparente
- Vision plus précise des rapports financiers et des indicateurs clés de performance (KPI)
- De meilleures décisions budgétaires peuvent être prises sur la base des rapports et des données.
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