Application mobile avec intégration SAP S/4HANA chez Terumo

Champ d’application de la solution et besoins de l’entreprise

Ce cas se concentre sur une application iOS native appelée Consignment Scanning app, dont l’objectif est de numériser le matériel/stock sur place dans l’entrepôt du client par un représentant commercial de Terumo. Le stock scanné est utilisé à des fins de facturation. Chez Amista, nous avons créé une nouvelle version de l’application. L’application originale présentait de nombreux problèmes de performance, principalement liés au processus de numérisation. La lecture d’un code-barres pouvait prendre jusqu’à 10 secondes. Il y avait également des problèmes de synchronisation. La version native pour iOS utilise la bibliothèque Scandit, un scanner de codes-barres ultra-rapide doté d’une fonction de lecture matricielle (lecture simultanée de plusieurs codes-barres et traitement de ces derniers). L’application utilise une application CAP (SAP Cloud Application Programming Model) comme middleware pour le routage vers les données Terumo Aortic qui sont stockées dans SAP S/4HANA Cloud et les données Terumo Europe qui sont stockées dans le système S/4HANA sur site.

Chez Terumo, la décision d’entreprendre le projet d’application de numérisation des envois en consignation a été motivée par un certain nombre de besoins commerciaux stratégiques et de défis techniques. La gestion des stocks en consignation est un élément essentiel de notre modèle d’entreprise et l’amélioration de la capacité de suivi de ces stocks serait bénéfique pour notre entreprise, car elle permettrait d’accroître l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts et d’améliorer le service à la clientèle.

Nous avons identifié plusieurs domaines clés qui seraient touchés par le projet, notamment les finances, le service à la clientèle, les ventes et la logistique. Dans le domaine financier, nous avons cherché à rationaliser le processus de facturation des stocks consignés, à améliorer la précision et à raccourcir le cycle de facturation. Dans le domaine du service à la clientèle, nous avons cherché à améliorer notre capacité à suivre les stocks consignés et à optimiser nos accords de consignation. Cet objectif pourrait être atteint par notre service des ventes, qui bénéficierait d’une expérience utilisateur améliorée pour suivre rapidement et précisément les stocks en consignation. Enfin, dans le domaine de la logistique, nous souhaitions améliorer notre visibilité sur l’emplacement et l’état des stocks consignés, ainsi que sur les coûts et les revenus associés, ce qui permet d’optimiser nos niveaux de stocks globaux.

Nous avons choisi SAP en raison de sa capacité à fournir des solutions évolutives et robustes, à s’intégrer à nos systèmes existants (y compris S/4 HANA et S/4 HANA Public Cloud) et de sa grande expérience dans le secteur. La création de la solution mobile sur la plateforme SAP Business Technology Platform (BTP), qui est une plateforme modulaire basée sur le cloud, nous a permis de créer et de déployer notre application personnalisée. L’architecture modulaire de SAP BTP nous a permis de choisir les services spécifiques dont nous avions besoin, fournissant une solution flexible et évolutive qui peut s’adapter à nos besoins changeants au fil du temps.

Principaux défis

Entreprendre le projet d’application de numérisation des envois chez Terumo n’a pas été sans poser de grands défis. Dès le départ, nous avons reconnu qu’il nous faudrait répondre à plusieurs besoins commerciaux stratégiques et difficultés techniques afin de mettre en œuvre le nouveau système avec succès. En ce sens, nous devons reconnaître que chaque hôpital est différent. Nous fournissons des produits et des services à une clientèle très diversifiée à laquelle nous voulons offrir des solutions sur mesure tout en optimisant un flux de travail interne normalisé.

D’un point de vue pratique, cela signifie que l’application devait

prendre en charge les sites de stockage en consignation de petite et de grande taille ;
fournir des connexions pour les représentants commerciaux de Terumo Europe et Terumo Aortic, protégées par SAP Identity Authentication ;
permettre une synchronisation rapide depuis et vers nos systèmes back-end SAP : cela inclut à la fois S/4 HANA et S/4 HANA Public Cloud ou une combinaison des deux. Cette synchronisation est pilotée par une application basée sur le CAP (SAP Cloud Application Programming Model) déployée sur SAP BTP ;
fonctionner sur plusieurs types d’appareils Apple (différents modèles d’iPhone/iPad). La stratégie pour laquelle nous avons opté a été de construire une application mobile native, développée en Swift en utilisant Fiori For iOS.
prendre en charge les capacités hors ligne. Garantir une connexion internet fiable dans les hôpitaux est souvent un combat, d’où la nécessité de pouvoir scanner et traiter les données tout en étant hors ligne ;
et enfin, maximiser les performances en matière de numérisation, de lecture et de traitement de différents types de codes-barres (GS-1, split GS-1, DataMatrix).

La reconnaissance rapide des codes-barres s’effectue de deux manières : tout d’abord, nous avons fourni des informations précieuses à l’équipe SAP responsable pendant le développement afin d’améliorer la zone de mise au point standard de l’appareil photo (ViewFinder). Ils ont reconnu et mis en œuvre notre recommandation dans la dernière version de Fiori For iOS. Et deuxièmement, nous avons opté pour une intégration de Scandit dans l’application mobile, améliorant encore la capture des codes-barres dans des circonstances difficiles (faible éclairage, grands angles, étiquettes endommagées,…).

Architecture consignment scanning app Terumo

Avantages et résultats pour l’entreprise

Avec une valeur de stock en consignation d’environ 10 millions d’euros, il était important d’accroître la visibilité et de suivre de près la consommation. Depuis la mise en œuvre, nous avons constaté une nette amélioration de la traçabilité de nos stocks, ce qui a entraîné une diminution des stocks périmés dans les hôpitaux. Cela a non seulement contribué à la société par le biais des soins de santé, ce qui est la mission du groupe Terumo, mais a également aidé notre entreprise à atteindre ses objectifs d’amélioration des résultats pour les patients.
En tant qu’entreprise du secteur de la santé, le processus de validation a également joué un rôle essentiel dans le développement de l’application de numérisation des envois. Nous respectons les normes les plus strictes en matière de sécurité et de précision lorsque nous livrons des produits à des hôpitaux et à d’autres établissements médicaux. Cela inclut nos systèmes SAP internes qui sont validés selon les normes nécessaires et qui nous permettent d’avoir une traçabilité complète pour un produit et un lot, de la production au patient. En utilisant l’application validée pour suivre et scanner les stocks et les dispositifs consignés, nous pouvons nous assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés et qu’ils sont utilisés de la manière prévue. Cela permet non seulement de protéger la santé et le bien-être des patients, mais aussi de maintenir la réputation et la confiance de Terumo dans l’industrie.
L’application de numérisation des envois en consignation nous permet de numériser plus de lieux, plus rapidement. Depuis la pandémie de COVID, l’accès aux hôpitaux a été sévèrement restreint. Il est donc essentiel que nous passions notre temps sur place de manière efficace. La diminution du temps consacré aux tâches administratives liées à l’inventaire des stocks a permis de créer plus de moments importants avec les professionnels de la santé dans les laboratoires de cathétérisme, ce qui nous permet d’avoir des discussions plus significatives sur nos produits et nos patients.

Le slogan de l’équipe est « Yes, we can » (Oui, nous pouvons), ce qui correspond parfaitement au « Challenge accepted » (Défi accepté) d’Amista. Ensemble, nous continuons à investir dans la technologie et l’innovation et à stimuler la technologie de Terumo Europe.

– Sigurd Segers, ICT Applications, Enterprise Architecture & Analytics Director

Facteurs clés contribuant à la réussite du projet

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L’utilisation de solutions connues mais innovantes de SAP (par exemple SAP BTP) a été un facteur important de réussite pour le projet, car elle nous a permis de tirer parti de l’expertise et de l’expérience de SAP tout en bénéficiant de technologies de pointe. Cela nous a aidés à suivre notre stratégie consistant à garder le noyau propre et à utiliser simultanément la solution évolutive BTP pour construire une solution personnalisée.

2

L’implication de plusieurs équipes dès le début du projet a également été cruciale, car elle a permis de s’assurer que toutes les parties prenantes concernées étaient engagées et alignées sur les buts et objectifs du projet. Cette collaboration interfonctionnelle entre les ventes, le service clientèle, l’informatique et notre partenaire Amista a permis de créer une approche intégrée qui répondait aux besoins de l’ensemble du groupe.

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Le troisième facteur clé de succès a été l’état d’esprit novateur des différentes équipes, qui a favorisé une culture d’amélioration continue et encouragé les équipes à explorer de nouvelles idées et technologies (par exemple, l’intégration de Scandit).

Enseignements tirés

L’un des principaux enseignements tirés est qu’il faut investir suffisamment de temps et de ressources pour tester l’application sur le terrain. Accompagner un représentant commercial a permis d’obtenir des informations précieuses sur ses opérations de numérisation dans les hôpitaux ou autres établissements de soins de santé. Cette expérience de première main a permis d’identifier les points sensibles et les défis spécifiques auxquels ils sont confrontés au cours du processus de numérisation. En comprenant ces défis, les équipes informatiques ont pu mieux adapter le développement et répondre à ces besoins spécifiques (vitesse de numérisation, temps de synchronisation, capacités hors ligne). Cela a également permis d’instaurer un climat de confiance entre les différentes équipes, ce qui a favorisé l’adoption rapide de la nouvelle solution mobile par les utilisateurs.

Quelle est la prochaine étape ?

Continuer à recueillir des commentaires afin d’améliorer en permanence l’expérience utilisateur et les performances de l’application. Il s’agira notamment d’utiliser les nouvelles fonctionnalités disponibles dans l’environnement SAP Fiori For iOS.
Évaluer les gains d’efficacité grâce à la reconnaissance des codes-barres Scandit.
Développer des capacités d’analyse et de reporting pour fournir des informations sur les niveaux de stock en consignation, les réapprovisionnements et les performances de vente, permettant au représentant commercial de renforcer sa relation avec l’hôpital. Cela nécessitera une intégration plus poussée dans nos environnements S/4 HANA et S/4 HANA Public Cloud.

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