Une mise en œuvre simplifiée de SAP S/4HANA via les meilleures pratiques chez Omnicol
Client
OmnicolIndustrie
Commerce de grosTechnologie utilisée
SAP Fiori, SAP S/4HANA Cloud PEA propos de notre client
Omnicol est l'un des leaders du marché au Benelux dans le domaine des colles professionnelles pour carrelages et des produits de finition. Son activité principale consiste à fournir des solutions pour le collage professionnel de matériaux de construction (B2B). La société est une entreprise familiale depuis sa création en 1956. Le siège social est situé à Weelde (Belgique), où se trouvent également la production et la recherche et le développement. Les produits sont acheminés vers le client à partir des bureaux de vente situés en Belgique, aux Pays-Bas et en Allemagne.
Résumé de la solution
Mise en œuvre d’un nouvel ERP axé sur un environnement de production
Omnicol devait remplacer le système Microsoft Navision existant en raison de la fin de l’assistance de son fournisseur. Parallèlement, la société souhaitait optimiser son mode de fonctionnement actuel. C’est pourquoi Omnicol a choisi la proposition d’Amista de mettre en œuvre SAP S/4HANA 2020 (sur site) en utilisant les meilleures pratiques standard fournies par SAP. Le projet a été mis en service en janvier 2022.
Les modules SAP mis en œuvre sont: Comptabilité et contrôle de gestion (FICO), Approvisionnement et entreposage (MM), Planification de la production (PP), Gestion de la qualité (QM), Vente et distribution (SD) et Maintenance (EAM).
Défis et objectifs
- Recherche d’un système ERP moderne et innovant
- Recherche d’une méthode de travail plus efficace dans les domaines de la création de produits, de la production, des achats, des ventes, du reporting, …
- Recherche d’un partenaire durable et fiable
- Intégration avec des systèmes connexes tels que Istock, Hansmeier et EDI.
- Migration des données: Migration des données actuelles vers le nouveau système ERP.
- Exigences non fonctionnelles:
- Sécurité
- Performances
- Exigences minimales pour le progiciel de comptabilité
- Hébergement: le processus de production dépend fortement d’un système ERP performant.
- Maintenance et assistance
- Système: Différent pour chaque société affiliée (BE, NL, DE)
- ERP: Dynamics Navision 2009 R2
- Production: 2 systèmes externes pour la création et l’emballage des marchandises.
- Ventes: gros clients par EDI
- Données: données fragmentées avec des doublons dans plusieurs systèmes
- Système: Un seul pour tous les affiliés
- ERP: version 2020 de S/4HANA on-prem entièrement E2E pour les achats, la logistique, les ventes, la planification de la production et les finances.
- Production: interface avec les deux systèmes
- Ventes: interface avec l’EDI
- Données: une base de données centrale pour toutes les filiales
Solution
La solution que nous proposons est basée sur une méthodologie des meilleures pratiques dans tous les domaines de l’ERP SAP. La solution est assortie d’une variété de fonctions qui couvrent entièrement les besoins d’Omnicol et permettent de construire une plateforme ERP de haute qualité.
Pour la mise en œuvre, Amista s’appuie sur la méthodologie SAP Activate. SAP Activate est la méthode de mise en œuvre qui est appliquée universellement dans toutes les mises en œuvre de logiciels liés à SAP. Elle prescrit les activités d’implémentation à réaliser et décrit les résultats.
Au lieu d’élaborer de manière consultative une solution complète basée sur les besoins du client, cette méthode repose sur la réutilisation de ce que l’on appelle les « meilleures pratiques ». Fort de son expérience de plus de 100 000 mises en œuvre, SAP a défini une méthodologie basée sur les meilleures pratiques pour SAP S/4HANA Cloud. Cela nous permet de configurer rapidement nos solutions afin que nos clients puissent déployer un système ERP fonctionnel plus rapidement et plus efficacement. Bien entendu, nous avons écouté attentivement les utilisateurs, leurs besoins et leurs attentes. Chez Amista, nous gardons toujours à l’esprit l’expérience de l’utilisateur final et nous nous concentrons sur les scénarios/processus de flux de travail idéaux afin de garantir la méthode de travail la plus productive et la plus conviviale.
Les produits et les tâches sont énumérés dans un ordre séquentiel basé sur le début de l’activité. Toutefois, la parallélisation est recommandée pour accélérer la mise en œuvre.
Les six phases suivantes de la méthodologie fournissent une approche structurée de la mise en œuvre :
- Introduction/Découverte
- Préparation du projet
- Exploration et analyse des lacunes
- Réalisation
- Déploiement
- Exécution
Dans S/4HANA, plusieurs fonctions sont disponibles spécifiquement pour le suivi de la production. L’utilisateur peut construire son propre tableau de bord spécifique en fusionnant les fonctions liées à la production les plus pertinentes et en utilisant des tuiles à travers les différentes fonctions de l’application, de la production à la comptabilité.
Exemple de tableau de planification de la production d’un système SAP.
Résultat
Nous avons adopté les meilleures pratiques de SAP et les avons adaptées aux souhaits et au flux d’activités d’Omnicol. Avec l’aide de l’équipe technique, nous avons pu combler les lacunes afin d’assurer une adaptation parfaite.
Par exemple, pour la livraison des produits finis, nous avons développé une application de préparation de commandes Fiori fonctionnant sur des tablettes. Cette application sur mesure permet de « prélever » et de finaliser la livraison depuis le lieu de stockage à l’aide d’un scanner manuel accompagné d’une tablette. Cette application permet de gérer la livraison jusqu’au niveau de la palette, ce qui permet de regrouper différents lots du produit final sur une seule palette. L’application web fournit une vue d’ensemble de toutes les livraisons assignées. Entre-temps, le préparateur de commandes peut modifier manuellement la quantité prélevée pour tenir compte des différences de stock.
Un autre exemple concerne les commandes clients. Les commandes clients peuvent être saisies à partir de 5 organisations commerciales différentes. Cela n’inclut pas les ventes inter-sociétés, qui sont effectuées automatiquement lors de la facturation. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire d’avoir une commande d’achat et une commande de vente séparées. Chez Amista, nous avons également mis en place une interface EDI via PO/PI pour les gros clients d’Omnicol. Les commandes de vente sont automatiquement créées et bloquées pour examen par le bureau de vente. Ensuite, le système enverra, dès la validation de la commande, une confirmation électronique au courtier EDI confirmant les produits, les quantités, les prix et les dates de livraison attribués.
Au cours des étapes finales, nous avons effectué des tests d’acceptation avec tous les utilisateurs clés et nous avons finalisé la configuration et le développement. Pour garantir une mise en service sans heurts, nous nous sommes concentrés sur l’habilitation des utilisateurs finaux. Une nouvelle méthode de travail innovante et moderne, associée à un système entièrement nouveau mis en œuvre dans un laps de temps relativement court, constitue un véritable défi et une réalisation dont l’équipe d’Omnicol peut être très fière !
Inspiré par ce cas?
