Digitale factuurverwerking voor Colas Belgium

Klant

Colas België

Technologie

RecoMatics Document Suite

Over de klant

Colas Belgium maakt sinds 1988 deel uit van de Colas Groep, een wereldleider in de bouw en het onderhoud van transportinfrastructuren. De activiteiten van Colas Belgium richten zich op stedenbouw, bouw en onderhoud van weg-, spoorweg-, luchthaven-, haven-, industriële en logistieke infrastructuren.

Digital Invoice Processing for Colas Belgium

Colas Belgium is een toonaangevend bedrijf in de bouwsector, gespecialiseerd in wegenbouw, onderhoud en infrastructuurprojecten. Met een aanzienlijk volume aan facturen en creditnota’s die jaarlijks verwerkt moeten worden, zocht Colas Belgium een oplossing om hun facturatiesysteem te digitaliseren, hun activiteiten te stroomlijnen en de toegankelijkheid tot factuurinformatie te verbeteren. Daarnaast wilden ze hun financiële systeem integreren, eerst CODA en later JD Edwards ERP, en een verbinding tot stand brengen met het backendsysteem van Jocari voor een efficiënte matching van facturen en leveringsbonnen.

Uitdagingen & kansen

Colas Belgium werd geconfronteerd met verschillende uitdagingen in hun facturatieproces. Ten eerste leidde de handmatige verwerking van facturen en creditnota’s tot tijdrovende en foutgevoelige gegevensinvoer.

Daarnaast ontbrak het de locatiemanagers aan een handige methode om facturen digitaal in te zien en te controleren. Het gebrek aan integratie tussen het financiële systeem en het backendsysteem leidde tot inefficiëntie en verhoogde het risico op discrepanties tussen facturen en leveringsnota’s.

Colas Belgium zocht een oplossing die deze uitdagingen zou aanpakken, de efficiëntie zou verbeteren, het aantal fouten zou verminderen en een naadloze workflow tussen de systemen tot stand zou brengen.

Waarom RecoMatics Document Suite?

De RecoMatics Document Suite van Amista stelde Colas Belgium in staat om hun facturatieproces te digitaliseren, hun activiteiten te stroomlijnen en de toegankelijkheid tot factuurinformatie te verbeteren.

Door de factuurverwerking te automatiseren, te integreren met CODA en Jocari en een veilig digitaal archief aan te bieden, verbeterde de oplossing de efficiëntie, verminderde het aantal fouten en werd een naadloze workflow tussen systemen tot stand gebracht.

Met de cloud-gebaseerde oplossing van Amista ondervond Colas België de voordelen van schaalbaarheid en flexibiliteit, wat de weg vrijmaakte voor een mogelijke toekomstige uitrol in andere landen en entiteiten binnen de Colas Groep.

Onze medewerkers zijn zeer blij, de verwerkingstijd van de facturen is nu veel korter en onze leveranciers zijn vlugger betaald. De uniformiteit tussen de verschillende landen bij Colas is een groot pluspunt. De samenwerking is super! Ze hebben een betrouwbare support met snelle reactie van het team en kunnen zich aanpassen aan onze groei.

Philippe Claeys – CFO Colas Belgium

De oplossing

Amista stelde een uitgebreide oplossing voor om aan de eisen van Colas Belgium te voldoen en hun uitdagingen te overwinnen. De oplossing omvatte de volgende hoofdcomponenten:

  1. Digitalisering van facturen: De geavanceerde technologie van de RecoMatics Document Suite vergemakkelijkte het scannen, herkennen en digitaliseren van inkoopfacturen. Door dit proces te automatiseren elimineerde de oplossing handmatige gegevensinvoer en minimaliseerde fouten, waardoor een nauwkeurige en efficiënte factuurverwerking werd gegarandeerd.
  2. Veilig digitaal archief: Amista implementeerde een beveiligd digitaal archief, waardoor Colas België de beschikking kreeg over een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan en raadplegen van digitale facturen. Dit digitale archief maakt snel terugvinden mogelijk en zorgt voor eenvoudige controleerbaarheid, referentie en naleving van de wet.
  3. Naadloze integratie met CODA en JD Edwards ERP: Amista ontwikkelde een naadloze integratie tussen de digitaliseringsoplossing en het financiële systeem van Colas België, momenteel JD Edwards ERP. Deze integratie maakte directe import van digitale facturen in JD Edwards ERP mogelijk, wat het boekingsproces vereenvoudigde en het risico op betalingsfouten verminderde.
  4. Interface met Jocari: Amista heeft een op XML gebaseerde interface opgezet met Jocari, het backendsysteem dat verantwoordelijk is voor het genereren van leveringsbonnen. Deze interface vergemakkelijkte de uitwisseling van gegevens tussen het digitaliseringssysteem en Jocari, waardoor facturen nauwkeurig konden worden gekoppeld aan de bijbehorende afleverbonnen.
  5. Cloud-gebaseerde oplossing: Amista implementeerde de oplossing in hun veilige en schaalbare cloud-omgeving. Deze cloud-gebaseerde aanpak bood Colas België flexibiliteit, gemakkelijke toegang en het potentieel voor toekomstige uitbreidingen, waardoor de oplossing kon voldoen aan hun groeiende behoeften.
  6. Amista is verantwoordelijk voor het verzenden van hun uitgaande facturen via Peppol of e-mail.

Uitgaande e-invoices via Peppol

In de scope
  1. Cloud-platform voor uitgaande e-facturen
  2. Meerdere juridische entiteiten van Colas in verschillende landen kunnen het gebruiken
  3. Uniforme interface tussen Colas en het platform voor uitgaande facturen

 

In detail

Uitgaande e-facturen zijn gekoppeld via xml: Colas verzend een xml en wij bezorgen feedback terug via meerdere xml-bestanden naar Colas. Zo’n feedback kan bijvoorbeeld aangeven dat hun XML informatie mist.

Bovendien ontvangt Colas feedback over waar de factuur zich bevindt in het Peppol-netwerk. Dit omvat feedback over ontvangst, afwijzing, aanvaarding en betaling, alsook de verzonden of geleverde status van mail.

Colas kan zo op ieder moment precies zien waar hun factuur zich bevindt in de applicatie.

Informeer naar de mogelijkheden

Wilt u na het lezen van deze referenties over RecoMatics Document Suite, weten welke Amista oplossing het best past bij uw type organisatie & budget?

Neem dan contact op met een Intelligent Document Processing specialist.

Contact